מה עושים קודם כשכל משימה נראית דחופה

רוב האנשים בטוחים שהבעיה שלהם עם הזמן היא שאין מספיק ממנו. אם רק היו עוד כמה שעות ביום, הרשימה הייתה נסגרת. מי שקיבל פעם יום פנוי באמצע שבוע עבודה יודע שזה לא עובד ככה: הרשימה מתמלאת מחדש עד הצהריים, והדבר החשוב נשאר למטה, איפה שהיה גם אתמול.

ניהול זמן נכון כשהכול נראה דחוף מתחיל בהבחנה אחת: דחוף זה מה שיש לו שעון, חשוב זה מה שיש לו תוצאה. לפני שמתחילים, שואלים על כל משימה מה יקרה אם תחכה עד מחר. את מה שעונה "כמעט כלום" דוחים, ואת המשימה החשובה מכניסים ליומן כפגישה, עם שעה.

מה נדמה לנו שקורה כשהכול דחוף

נדמה לנו שאנחנו מתעדפים. עונים ללקוח שכתב פעמיים, סוגרים את הטופס שמחכה מאתמול, מאשרים את ההזמנה, קופצים לשיחה של חמש דקות שנמשכת עשרים. בסוף היום יש תחושה של יום מלא, והיא לא שקרית: באמת עבדתם.

רק שכשמסתכלים על הרשימה בערב, המשימה שהייתה אמורה להזיז משהו (ההצעה ללקוח הגדול, התוכנית לרבעון, השיחה הקשה עם העובד) עדיין שם. היא לא נדחתה בהחלטה. היא פשוט אף פעם לא צעקה מספיק חזק.

מה קורה בפועל: הדחיפות עצמה מושכת

שלושה חוקרים של קבלת החלטות, מנג ג'ו, יאנג יאנג וכריסטופר הסי, בדקו את זה בסדרת ניסויים שפורסמה ב-2018 בכתב העת Journal of Consumer Research. המשתתפים בחרו שוב ושוב במשימה שיש לה מועד אחרון, גם כשהמשימה השנייה הייתה שווה להם יותר, וגם כשהמועד האחרון היה מומצא. החוקרים קראו לזה "אפקט הדחיפות לשמה". הנטייה הייתה חזקה יותר אצל מי שהרגישו עמוסים, והיא נחלשה כשהזכירו לאנשים, ממש ברגע הבחירה, מה כל משימה תיתן להם.

זה אומר שהבעיה פחות במשמעת ויותר במה שנמצא מול העיניים ברגע ההחלטה. שעון שמתקתק תופס את הקשב. תוצאה שתגיע בעוד חודש לא מתקתקת בכלל.

למה הדברים הקטנים מושכים דווקא באמצע היום

יש לזה גם צד שני. סופי לרוי, חוקרת התנהגות ארגונית מאוניברסיטת וושינגטון, תיארה ב-2009 את מה שהיא קוראת לו "שארית קשב": כשעוברים ממשימה שלא נגמרה למשימה חדשה, חלק מהראש נשאר מאחור. בראיון מאוחר יותר היא הסבירה שהמוח רוצה לסגור דברים, ולכן הוא נמשך למשימות קצרות שאפשר לסיים מהר.

תחשבו על ההודעה בקבוצת הוואטסאפ של הצוות. לענות עליה לוקח דקה, והסימון שהיא טופלה נותן תחושת סגירה קטנה. אחרי עשר כאלה יש עשר סגירות קטנות, ראש שקופץ בין עשרה נושאים, ומשימה גדולה אחת שלא התחילה. אם זה נשמע מוכר, ייתכן שזו גם הסיבה שהיא ממשיכה להתגלגל בראש בערב, אחרי שכבר יצאתם מהעבודה.

איך מחליטים מה עושים קודם

אין צורך בשיטה מסובכת. ארבעה הרגלים קטנים עושים את רוב העבודה:

1. על כל משימה שנראית בוערת, שואלים מה יקרה אם היא תחכה עד מחר בבוקר. חלק גדול מהרשימה עונה "כלום", או "מישהו יחכה עוד כמה שעות".
2. בודקים מי הדליק את השעון. הרבה דדליינים נקבעו בחצי משפט בסוף פגישה. שאלה פשוטה, "עד מתי זה באמת צריך להיות אצלך?", מזיזה יותר משימות ממה שנדמה.
3. משימה אחת שמזיזה משהו מקבלת שעת התחלה ושעת סיום, כמו פגישה עם לקוח. עדיף בשעות הראשונות של היום, לפני שהשאר נכנס.
4. כשחייבים לעצור באמצע, כותבים איפה עצרתם ומה הצעד הבא. זה מה שלרוי ממליצה, כדי שהראש יוכל לשחרר ולחזור בקלות.

ומי שמכירים את מטריצת אייזנהאואר, עם ארבע המשבצות של דחוף וחשוב, יזהו כאן את אותו רעיון בגרסה מקוצרת. בפועל, באמצע יום עבודה, שאלה אחת שאפשר לשאול בראש עובדת טוב יותר מטבלה שצריך לפתוח.

ומה אם אתם עצמאים

אצל עצמאים כל הודעה של לקוח מרגישה דחופה, כי מאחוריה יש כסף. זה מובן, וזה גם מה שהופך את הדחיפות למלכודת: הלקוח שכתב עכשיו מקבל את הבוקר, והעבודה שתביא את הלקוחות של החודש הבא נדחית. מי ששוקלים את המעבר לעצמאות יכולים לקרוא עוד על מה שהמחשבון לא מודד כשבוחרים בין שכיר לעצמאי.

שני דברים עוזרים כאן במיוחד. הראשון, שעות קבועות לתשובות, שהלקוחות יודעים עליהן מראש. השני, להודות שחלק מהדחיפות היא שלנו, לא של הלקוח. אם משימה חשובה נתקעת שוב ושוב רגע לפני הסוף, שווה לקרוא על העבודה שנתקעת ב-95 אחוז, ועל למה הרגלים חזקים יותר מהחלטות.

שאלות נפוצות

מה זה מטריצת אייזנהאואר, וצריך אותה?

זו טבלה של ארבע משבצות: דחוף וחשוב, חשוב ולא דחוף, דחוף ולא חשוב, ולא זה ולא זה. היא עוזרת לראות שהמשבצת "חשוב ולא דחוף" היא זו שנעלמת ביום עמוס. לא חייבים לצייר אותה. מספיק לשאול על כל משימה מה יקרה אם תחכה עד מחר.

מה עושים כשהמנהל אומר שהכול דחוף?

שואלים אותו לסדר. "יש לי זמן לשניים מתוך השלושה עד מחר, מה קודם?" זו שאלה עניינית. היא מחזירה את ההחלטה למי שקבע את הדחיפות, ובדרך כלל מגלה שאחד הדברים יכול לחכות.

כמה משימות חשובות אפשר לעשות ביום?

אין מספר אחד שמתאים לכולם. מי שמרגישים שהיום נבלע בקטנות יכולים להתחיל ממשימה חשובה אחת ביום, בשעה קבועה, ולראות מה קורה לשבוע. ומי שמחכים לרגע שבו יהיה חשק להתחיל, כדאי לקרוא את הטור של יפעת רון למה לא צריך לחכות למוטיבציה.

ואם צריך כלל אחד לשבוע הזה: הדבר החשוב נכנס ליומן לפני שההודעות נכנסות לראש.

מקורות

• Zhu, Yang & Hsee, The Mere Urgency Effect, Journal of Consumer Research, 2018 (סיכום ב-Psychology Today)
• Leroy, Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 2009
• University of Washington Magazine, ראיון עם סופי לרוי על שארית קשב